Vad är ett Smart kontor?
Vi befinner oss mitt i en utveckling mot smartare kontor och byggnader. Men vad innebär det egentligen? Vad gör ett kontor ”smart”? Och vad är det för fördelar med att ha ett smart kontor?
På denna sida
Vad är ett smart kontor?
Lär dig vad som menas med ett smart kontor och hur det skiljer sig från det traditionella kontoret.
Vilka fördelar ger ett smart kontor?
Några av de vanligaste anledningarna till att fler och fler företag skiftar till smarta kontor.
Tekniken som gör kontoret smartare
Lär känna några av de tekniska lösningar som finns för att göra ett kontor smart.
Vad tjänar man på ett smart kontor?
Olika sätt att beräkna nytta och ROI av ett smart kontor
Vad är ett smart kontor?
Ett smart kontor är en arbetsplats där modern teknik används för att hjälpa den anställde att göra sitt jobb enklare och bättre.
Det handlar inte om att jobba hårdare utan om att rensa bort hinder för individen som stjäl tid och energi i vardagen på kontoret. Genom att ta bort fokustjuvar låter det smarta kontoret de anställda fokusera på vad som spelar roll.
Ett smart kontor bygger på att använda teknik som kopplar ihop människan, byggnaden och befintliga IT-system för att underlätta deras samarbete.
Vilka fördelar ger ett smart kontor?
Det smarta kontoret är ett paradigmskifte i synen på kontoret och arbetsplatsen. Från en plats där du utför ditt arbete till en plats som aktivt hjälper dig att utföra ditt arbete. Skiftet till ett mer sammankopplat och digitaliserat kontor gör livet enklare för alla roller och yrken i kontoret.
Nedan listas några av de vanligaste fördelarna företag upplever när de investerar i ett smartare kontor.
Öka produktiviteten
En av de vanligaste anledningarna att implementera ett smart kontor är att öka organisationens produktivitet. Helt enkelt att se till att den tid och energi som läggs på arbetet läggs på rätt saker. Exempelvis genom att ta bort den kognitiva uppgiften att hitta vart man ska eller vart ett ledigt rum finns undviks de energitjuvarna.
Förbättra användningen av kontorsytan
I snitt slutar 30% av rumsbokningar med att mötesrummet står oanvänt. Genom att identifiera dessa så kallade no-shows, eller förespå möten med hög risk att sluta som en no-show, kan smarta kontorslösningar som Senion at Work se till att kontoret används på ett smartare sätt.
Förbättra samarbete
Smarta kontorslösningar som Senion at Work gör det enklare för kollegor att mötas upp och spontant samarbeta. Exempelvis genom att hitta och boka plats för spontant möte i kontorslandskapet. Organisationer som underlättar spontant samarbete har lättare att dra nytta av medarbetarnas kreativitet och kunskap på nya sätt.
Förstå situationen och agera
Hur ett kontor är tänkt att fungera och hur det faktiskt fungerar är ofta två helt olika saker. Smarta kontorslösningar hjälper till med kunskap om vilka rum och ytor som används i vilken grad. Kunskap som gör det lätt att agera för att förbättra kontoret.
En modern image
Att utsätta anställda för gamla omoderna system är ett klockrent sätt att skrämma bort nya rekryter. Smarta kontorslösningar gör att kontoret och arbetsgivaren upplevs som moderna och förbättrar de anställdas upplevelse av att vara där.
Den anställdes välmående
När man inte behöver bry sig om lika många småsaker finns mer energi till att tackla de stora och viktiga sakerna. Det handlar inte om att jobba hårdare utan om att jobba smartare. Att stressa mindre och få mer gjort.
Effektivare underhåll
Det är inte ovanligt att det tar över fem möten innan någon anmäler att hdmi-sladden är trasig i ett mötesrum. Gör det enkelt att rapportera fel för individen som upptäcker det så kommer fler göra det. Smarta kontorslösningar kan radikalt korta ner tiden från upptäckt fel till reparation.
Tekniken som gör kontoret smartare
Det finns många sätt att göra sitt kontor smartare. Från skärmar utanför mötesrum och sensorer till smarta mobillösningar. Beroende på situation fyller de olika behov i kontoret.
Mötesrumsskärmar
Skärmar som monteras upp utanför varje bokningsbart mötesrum för att informera om status på rummet och underlätta bokning och incheckning. De kör mjukvara som kopplas ihop med kontorets rumsbokningssystem.
Sensorer
Sensorer kommer i många varianter för att mäta olika saker i sin närhet och är uppkopplade mot nätverket . Exempel på saker som mäts i smarta kontor är närvaro/rörelse, koldioxid eller luftkvalitet.
Bokningsapp
Vanliga paketlösningar som Office 365 och G-Suite har en app som hjälper användaren att boka rum på språng.
Proaktiva kontorsappar
Avancerade appar som använder inomhuspositionering för att proaktivt automatisera och förenkla vardagen för användaren efter dennes situation.
Smart office technology comparison
There are several different approaches to smart office technologies, ranging from rudimentary entry-level products up to the more advanced solutions.
| Mötesrumsskärmar | Sensorer | Bokningsappar | Proaktiva kontorsappar | |
|---|---|---|---|---|
| App för anställda |  |
|
|
|
| Mängd hårdvara |  |
|
 |
 |
| Närvarodetektion | |
|
|
|
| Hitta lediga rum | |
|
|
|
| Hitta lediga rum nära användaren | |
|||
| Boka rum | |
|
|
|
| Möta upp med kollegor | |
|||
| Kontorskarta | |
|
||
| Steg-för-steg vägvisning | |
|||
| Platsbaserade förslag | |
|||
| Detektera no-shows | |
|
|
|
| Förutspå no-shows | |
|||
| Släppa rum som ej används | |
|
|
|
| Proaktiva påminnelser | |
Vad tjänar man på ett smart kontor?
Värdet ett smart kontor skapar syns i många olika delar av verksamheten. Från att spara energi och bättre lokalanvändning till medarbetarnas produktivitet.
Det smarta kontoret handlar om att använda sina resurser på ett bättre sätt, vilket leder till att mindre tid och pengar behövs för samma effekt.
Lite förenklat så kan det skapade värdet samlas i tre olika kategorier: service, lokaler och lön. I service ingår förbrukning av exempelvis el, vatten och värme. I lokaler ingår hyra, försäkring, slitage och andra typer av ägandekostnader. Lön är helt enkelt kostnaden för de anställda i lön, skatt och förmåner.
I de flesta företag med kontor är lön den överlägset största av de tre kategorierna. Därefter kommer lokal och sist service. En undersökning av konsultfirman JLL visade att dessa tre kostnader ofta följer ett specifikt mönster:
| 1 Energy and utilities | 2 Real estate | 3 Payroll | |
|---|---|---|---|
| Est. cost per sqft per year | $3 | $30 | $300 |
| 10% improvement saves | $0.3 | $3 | $30 |
| 1% improvement saves | $0.03 | $0.3 | $3 |
Självklart varierar värdet på de tre kategorierna beroende på var i världen man är, men förhållandet dem sinsemellan är oftast relativt stabilt och ger en bra grund för att förstå skillnaderna.
Som ett exempel, en liten ökning i arbetsstyrkans produktivitet (så lite som 1%) kan väga upp en mångdubbelt större besparing i service och lokaler när det kommer till faktiska kronor och ören.
Workplace Insights
Learn more through our published whitepapers
Workplace utilization report
Curious to understand how and where a smart office solution can create value in your organization? Get your free ROI report and find out!
How to make better use of office space
An in-depth look at the reasons behind inefficient use of real estate, the cost, and what can be done to improve.
Office Workplace Survey 2017
A survey of US office workers and their workplace, with regards to finding places, colleagues and other points-of-interest in their workplace.
Mobile First in the Smart Office
How will we interact with these smart buildings in the near future? What will the touch points be when everything is connected?
The Changing Workplace
The challenges facing modern corporations and how location technologies can alleviate issues in the office.
Indoor Positioning 101 Popular
Indoor positioning is the technology to position smartphones inside buildings. Here you’ll get a solid insight of what IPS is, how it works, and where it is used.
Looking to improve utilization and productivity?
Senion at Work is a location-responsive smart office solution that help companies improve the workplace and save time and energy for employees!