Webinar: Frågor & Svar

Feb 25th, 2021

Nedanstående är ett urval av de frågor som ställdes av deltagarna under webinaret Arbetsplatsen 2021. Du kan titta på den inspelade versionen av webinaret här.

Hur tror ni hygienfrågor kommer att förändras på en aktivitetsbaserad arbetsplats där resurser (skrivbord, skärm, tangentbord, mus etc.) delas?

Städning av sådant som används gemensamt blir viktigt och behöver genomföras regelbundet. Kan man hålla reda på någotsånär vad som har använts så har man också större möjlighet att bara städa det som faktiskt har använts.

Vilka farhågor finns för en organisation att gå tillbaka till “alla på kontoret” arbete igen, där ledningen inte orkar se en någon annan lösning?

Om ledningen tänker att allt är precis som vanligt efter pandemin, så riskerar man att framstå som väldigt fyrkantig. Vi har under ett år arbetat hemifrån och det har fungerat bra på vissa sätt och sämre på andra sätt. Ifall man som ledning inte vill använda den erfarenheten och skapa en arbetssituation som de anställda uppskattar, så riskerar man nog att få personal som ser sig om efter en ny arbetsgivare. Och det är nog en ännu större risk i storstäderna där pendlingstiden är lång och potentiella arbetsgivarna är många.

Hur tänker ni runt de personer som inte har en lugn hemmiljö där man kan jobba koncentrerat utan kanske behöver komma till kontoret för att detta ändamål? och även hur resonerar ni om arbetsuppgifter som dyker upp under en dag på kontoret som kräver koncentration (om kontoret är utformat för enbart möten/kreativitet)?

Givetvis måste företaget se till sina anställdas behov och önskemål när kontoret utformas och det kommer alltid finnas ett behov av tysta kontorsplatser även efter pandemin. Bara för att kontoret är det bästa stället att träffas på betyder det inte att man inte ska kunna göra andra saker där. Sen måste man också förstå sin personals situation – har man mest unga anställda som bor i en etta i storstan, ja då är deras möjlighet att jobba hemifrån begränsad och behovet av kontoret större, exempelvis.

Vad gör det nya arbetssättet med vår “arbetstid”, 8-17?

Det här är en svår fråga som har många aspekter. För det första så måste man utgå ifrån arbetsuppgiften och vilka krav den ställer. Vissa arbeten är periodiska med mycket jobb vissa tider i månaden eller under året, medan andra involverar kommunikation över många tidszoner vilket kan resultera i arbete spritt över många timmar. Ska man ge upp det här med arbetstider måste man tänka på många aspekter men kanske framförallt två:

  • Psykisk och fysisk hälsa hos den anställda. En arbetssituation utan den form av ramar en arbetstid ändå ger, kan leda till att vissa personer aldrig slutar jobba vilket inte är önskvärt.
  • Den sociala aspekten. Ska vi lämna tidsstyrning och övergå till någon form av målstyrning måste vi även se det som naturligt att ens kollegor inte jobbar när man själv jobbar. Det kan låta enkelt, men eftersom vi är vana vid att vi jobbar samtidigt så kan bilder av att någon ligger på stranden en tisdag, utan att ha semester, ställa till vissa sociala utmaningar inom organisationen.

Synkas Senion at Work med Outlook?

Japp, Senion at Work synkar med Outlook via Microsoft 365

Vad ställer det nya arbetssättet för krav på teknik?

Förutom det som vi har använt under pandemin som videokonferenssystem så kommer vi behöva system för att koordinera användandet av kontoret. Vilka ska vara där och när, bokning för de resurser man behöver, avbokning av det man inte kommer behöva. Vår uppfattning är att det här måste utgå ifrån individen och inte byggnaden. Att kunna förutspå och känna trygghet inför att morgondagens besök på kontoret kommer ge det jag behöver för att kunna göra mitt jobb, det är den typen av frågor som vi tror att det nya arbetssättet ställer krav på. Så det är sådana frågor vi löst i Senion at Work.

Hur kan vi bäst koordinera denna utveckling mellan HR, FM, IT osv? Vem bör ta lead?

Lead bör nog tas av operativ chef eller motsvarande som tar hjälp av HR, FM och IT. Eftersom frågan om produktivitet ligger på ledningens bord bör sådana här initiativ ha backning och representation från högsta ort. Ett helhetstänk behövs som ser till vad som faktiskt skapar värde eller ger dolda kostnader, så man inte fastnar i frågor om det som är enkelt att mäta som el eller kvadratmeter.

Vi tycker det är svårt att tajma det här då ingen vet när folk kan komma tillbaka till kontoret – vad kan man göra idag?

Diskutera, läsa, prata och fundera. Vad vill era anställda? Vad har de för önskemål, behov och förväntningar efter pandemin? Hur har jobbet funkat under det här året? Vad har inte fungerat? Diskutera internt, vad vill vi få ut av kontoret? Vilka aktiviteter ska vi ha där? Prata med olika leverantörer – ja, de vill sälja, men de har oftast diskuterat de här frågorna väldigt mycket och kan delge hur andra tänker. Försök att tänka brett om vad som kostar eller skapar värde, även dolda sådana. Måla inte in er i ett hörn direkt om teknik, utan fundera på hur ni skulle vilja att kontoret ska fungera och vilka utmaningar det kommer leda till.